Кодекс ПЧСД: Система внутренних документов акционерного общества

Уровень сложности:
  • 0
  • 903

Мы продолжаем публикацию материалов, входящих в Кодекс профессионального члена совета директоров (ПЧСД). В данной статье описывается система внутренних документов, на которую должен ориентироваться ПЧСД и стремиться к ее внедрению в обществе.

В предыдущих материалах были освещены наиболее принципиальные моменты, которыми должен руководствоваться ПЧСД при голосовании по вопросам повестки дня совета директоров. Однако положения данного Кодекса сами по себе носят рекомендательный характер и формально не обязательны к исполнению. Их обязательный статус достигается с помощью грамотно выстроенной системы внутренних документов общества и тесной взаимосвязи с уставом. Это обстоятельство делает систему внутренних документов важнейшим элементом работы акционерного общества. От того, каким образом закреплены права и обязанности всех участников деятельности акционерного общества (акционеров, совета директоров, исполнительных органов), зависит успех и долгосрочность функционирования бизнеса.

Все документы общества можно разделить на две группы: обязательные в силу требований законодательства и необязательные. Документы первой группы утверждаются акционерами (общим собранием акционеров). В соответствии с законом «Об акционерных обществах» у общества в обязательном порядке должны существовать следующие документы:

  • устав;
  • положение о ревизионной комиссии (ревизоре) общества;
  • положение о коллегиальном исполнительном органе общества (в случае наличия коллегиального исполнительного органа);
  • положение о филиалах и представительствах (в случае их наличия).

Стоит отметить, что положение о совете директоров, положение о единоличном исполнительном органе, а также иные документы акционерного общества (положение о дивидендной политике или информационной политике) не являются обязательными в силу требований законодательства. Общество по своему усмотрению решает, принимать эти документы или не принимать. В любом случае их содержание не должно противоречить положениям устава акционерного общества и требованиям законодательства.

В данном материале мы опишем систему внутренних документов, на которую должен ориентироваться ПЧСД и стремиться к ее внедрению в обществе. В общем виде она может быть выражена следующей схемой:

Общая схема внутренних документов акционерного общества

Необходимо отметить, что указанные положения должны быть упомянуты в уставе общества и по смыслу являться его неотъемлемой частью, то есть права и обязанности, вытекающие из данных документов общества, обязательны к исполнению соответствующими органами акционерного общества. Нарушение их исполнения фактически является нарушением устава общества, а убытки из-за таких действий могут быть возмещены акционерами через суд. Также нарушения или некорректное исполнение своих обязанностей является информацией акционерам для целей реализации своих прав при последующих выборах (перевыборах) органов управления обществом.

ПЧСД должен внимательно ознакомиться с уставом общества и провести проверку его положений на соответствие требованиям действующего законодательства. Главный же вывод, который необходимо сделать, – насколько текущая конструкция устава общества является оптимальной с точки зрения выполнения высоких стандартов корпоративного управления и создания акционерной стоимости, при этом в учет принимаются характер и сфера деятельности общества.

Такие важные документы как кодекс корпоративного поведения, положение о модели управления акционерным капиталом (включая положение о дивидендной политике и положение об условиях проведения дополнительных выпусков и обратного выкупа акций), положение об информационной политике могут существовать в отдельном виде (как собранный воедино документ) - для целей информирования инвестиционного сообщества. В обязательном порядке они должны быть закреплены (утверждены общим собранием акционеров) в основных пяти документах, приведенных выше, и стать обязательными к исполнению соответствующими органами акционерного общества. Иначе говоря, каждое требование, положение или пункт из этих документов должны найти отражение в пяти основных документах акционерного общества и стать не декларацией, а нормой для исполнения соответствующим органом управления обществом. При этом необходимо еще раз отметить, что невыполнение указанных обязанностей будет являться нарушением соответствующего утвержденного обществом документа, и, как следствие, устава общества.

Таким образом, система внутренних документов общества представляет собой совокупность договорных отношений между тремя основными участниками деятельности акционерного общества: акционерами, их представителями (советом директоров) и исполнительным менеджментом. Отметим, что менять эти договорные отношения могут только акционеры (собственники), принимая решения определенным кворумом. Это значит, что две остальные группы (совет директоров и исполнительный менеджмент) либо соглашаются на утвержденные условия работы, либо не работают в обществе. Если утвержденные условия работы не устраивают тех или иных кандидатов в совет директоров или в исполнительный менеджмент, то акционеры могут изменить эти условия, но только через утверждение соответствующих документов общества и в соответствии с правилами установленными законом «Об акционерных обществах». Следует помнить, что между тремя сторонами существует врожденный конфликт интересов: одни хотят платить меньше за проделанную работу,  другие - больше получать за свою работу. Поэтому акционеры заинтересованы в том, чтобы посредством утверждения соответствующих внутренних документов создать условия, в которых совету директоров и исполнительному менеджменту было бы максимально выгодно действовать в интересах акционеров (речь идет об интересах всех акционеров).

При этом инициаторами изменений внутренних документов общества могут быть как текущий совет директоров акционерного общества, так и акционеры - владельцы двух и более процентов голосующих акций по собственной инициативе или по чьему-либо совету. Здесь следует отметить, что такая возможность у акционеров - владельцев двух и более процентов голосующих акций общества есть только в случае, если это предусмотрено уставом общества. Законодательство по умолчанию относит вынесение на собрание акционеров изменений во внутренние документы общества к компетенции совета директоров, поэтому ПЧСД должен приложить усилия для появления в уставе соответствующей нормы.

В этой связи одним из самых важных действий ПЧСД является разработка и вынесение на утверждение органов управления общества соответствующих документов, а при необходимости – изменений и дополнений к ним. В приведенной ниже таблице собраны принципиальные моменты, требующие своего отражения в системе внутренних документов общества.

Ключевые положения, требующие отражения в системе внутренних документов общества

Документ

Ключевые особенности (дополнительно к основному функционалу)

Утверждение и изменение

Устав

Должно быть предусмотрено наличие положения о совете директоров и положения о коллегиальном исполнительном (и/или единоличном) органе.

 

В устав могут быть вынесены определенные положения и правила, которые требуют более высокого кворума. В противном случае они должны быть описаны в нижестоящих документах.

Общее собрание акционеров, 75% от кворума +1 акция

Положение о совете директоров

 

Четко прописанная система формирования исполнительных органов (выдвижение, сроки, выборы, состав и пр.).

Обязательное условие: наличие и способ принятия бизнес-плана работы общества (рекомендуется на три года с детализацией на ближайший год). Бизнес-план разрабатывается исполнительным органом, а совет директоров утверждает или отправляет на доработку, реализуя, таким образом, общую стратегию развития общества. Независимо от  горизонта планирования бизнес-план представляется на рассмотрение и утверждение совету директоров ежегодно. Таким образом, обеспечивается актуальность бизнес-плана.

Должна быть прописана система контроля за деятельностью исполнительного органа на основании отчетности, предоставляемой как менеджментом, так и независимыми контролирующими органами (аудитор, ревизор). В правах совета директоров должны быть прописаны сроки и состав получаемой отчетности.

Должны быть описаны права и обязанности совета директоров, связанные со специфическими особенностями того или иного бизнеса. В качестве примера можно привести утверждение и запуск новых продуктов или уровень долговой нагрузки общества.

Должны быть описаны порядок работы и способы принятия решений советом директоров.

Должна быть описана система вознаграждения совета директоров.

Так как реализация МУАК является прерогативой совета директоров, то основные его положения и порядок действий по ее реализации должны быть описаны в положении о совете директоров. Сама же МУАК может существовать как отдельный  информационный документ, так и в качестве приложения к данному положению.

Должна быть описана система раскрытия информации (обоснование решений) перед акционерами (например, обоснование цены и объема обратного выкупа акций или размер рекомендуемых к выплате дивидендов). Таким образом, часть (относящаяся к обязанностям совета директоров) такого документа, как информационная политика, должна быть закреплена именно в положении о совете директоров. Сам же документ об информационной политике может существовать как в виде отдельного  документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о коллегиальном исполнительном (и/или единоличном) органе

Должен быть определен состав и регламент принятия решений исполнительным органом (круг рассматриваемых вопросов, порядок рассмотрения и пр.).

Должны быть определены сроки подготовки и представления совету директоров бизнес-плана развития общества, а также его структура и состав. Информация в бизнес-плане должна давать полное представление о планах развития общества, затратах и возможных эффектах. Например, обязательными пунктами бизнес-плана должны быть: описание рынка, на котором работает эмитент, продуктовая линейка, бюджет (составляющей этого раздела может быть положение об оплате труда), прогноз финансовых показателей, риски.

Крайне четко должна быть прописана система отчетности исполнительного органа перед советом директоров – сроки, состав, обязательные пункты. В рамках информационной политики часть этой отчетности должна раскрываться максимально публично. Таким образом, часть (относящаяся к обязанностям исполнительного органа) такого документа, как информационная политика, должна быть закреплена именно в этом положении. Сам же документ об информационной политике может существовать как в виде отдельного  документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Должна быть описана система вознаграждения исполнительного органа.

Учитывая, что исполнительный орган общества принимает участие в реализации МУАК, то относящиеся к нему положения и порядок действий по их реализации должны быть описаны в положении об исполнительном органе. Сама же МУАК может существовать как в виде отдельного  информационного документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о ревизоре (ревизионной комиссии)

 

Должны быть описаны права и обязанности ревизора, а также порядок его работы. Ключевым фактором работы ревизора является проверка корректности и полноты представляемой отчетности исполнительным органом.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о филиалах и представительствах

 

Должны быть регламентированы порядок работы, принципы функционирования, наличие и состав обязательной отчетности и другие особенности деятельности данных подразделений.

 

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Дополнительные информационные документы

Кодекс корпоративного управления

Комплексный документ, характеризующий уровень корпоративного управления в акционерном обществе. Содержит свод правил и принципов, которым общество обязуется следовать в своей деятельности.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение об инсайдерской информации

Основное содержание регулируется требованиями действующего законодательства. Документ может содержать дополнительные требования к инсайдерам с целью исключения преимуществ какой-либо группы лиц перед рядовым инвестором.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение об информационной политике

Должны быть подробно описаны основные принципы раскрытия информации о деятельности общества.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение о модели управления акционерным капиталом и дивидендной политике

Изложенная понятным языком информация о принятой в обществе МУАК, принципах и причинах определенных корпоративных действий (выплата/невыплата дивидендов, обратный выкуп/размещение акций), утверждаемых общим собранием акционеров или осуществляемых советом директоров. Предоставление информационных документов, содержащих обоснование и расчеты, которые должны предоставляться акционерам. Отчетность по результатам проведенных действий. Мониторинг соответствия рыночной стоимости и фундаментальной стоимости акций общества.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

 

Отметим еще раз главную особенность любого информационного документа: обязательность исполнения каждой статьи такого документа обеспечивается за счет ее фиксации в основных (утвержденных общим собранием акционеров) документах общества. Таким образом, информационный документ должен содержать ссылки на соответствующие пункты основных документов (где предусматривается ответственность за его исполнение). В противном случае принципы, изложенные в информационных документах, становятся декларативными (а порой и декоративными) и могут не выполняться или реализовываться частично.

Общие требования к системе внутренних документов общества могут быть сформулированы следующим образом:

  • Отсутствие чисто формального подхода. Форма документов  не должна превалировать над их содержанием. Именно благодаря условиям, закрепленным в этих документах, должно работать и развиваться акционерное общество. Таким образом, документы общества – это одновременно и инструкция, и правила, и идеология. Изменение этих документов должно происходить с целью улучшения условий работы на благо всех акционеров. Такие изменения находятся только во власти собственников (принимаются общим собранием акционеров) и означают изменение условий фактически публичного договора, на основании которого работает каждый орган акционерного общества. Четко определенная ответственность органов управления значительно затрудняет возможность нарушения прав акционеров  в обществе и является хорошей защитой от недружественных намерений третьих лиц.
  • Полномочия различных органов управления обществом не могут пересекаться. Необходимо четко и определенно прописать права и обязанности (сферу ответственности) каждого органа акционерного общества. В системе документов не должно быть противоречий, например, один и тот же вопрос не может решаться разными органами общества одновременно. Документы должны быть ориентированы на достижение конкретных результатов для акционеров (четкая определенность целей и задач для каждого органа).
  • Следствием вышесказанного должно стать отсутствие вопросов, решение которых не закреплялось бы за определенным органом управления обществом в строго установленные сроки.
  • Права и обязанности органов управления обществом должны находиться в тесной взаимосвязи. В документах должна быть четко описана система принятия решений и полностью исключены тупиковые ситуации при управлении обществом. Система внутренних документов означает их взаимодополняемость (например, права одних органов управления обществом коррелируют с обязанностями других).
  • Документы общества должны содержать описание необходимых отчетных форм с четко определенным минимумом конкретной информации.

ПЧСД должен стремиться к принятию системы документов в обществе, полностью соответствующей описанным выше принципам. Объяснение смысла и необходимости данных документов (или изменений в них) также является обязательной деятельностью ПЧСД. Он может разработать положения и устав (либо изменения и дополнения к ним) как лично, так и с участием остальных членов совета директоров.

Следует помнить, что акционерное общество – это сложный и живой организм, требующий постоянного развития. Именно система грамотных внутренних документов призвана создать условия для долгосрочного процветания акционерного общества.

Поля, отмеченные «*» обязательны к заполнению
Нажимая на данную кнопку я даю согласие на обработку персональных данных